Assurer la gestion locative d'un logement mis en location n'est pas simple. Vous devez notamment percevoir le loyer au terme et selon les modalités convenus dans le bail, envoyer les quittances au locataire, prendre en charge les réparations non locatives, réviser le loyer tous les ans, régulariser les charges payées par provisions et déclarer au fisc vos revenus fonciers…

Le paiement du loyer

Le locataire a pour principale obligation de payer son loyer et ses charges. Le paiement peut être fait en espèces, par chèque ou par virement. Vous pouvez proposer un paiement par prélèvement automatique sur le compte bancaire du locataire, mais vous ne pouvez pas lui imposer. S’il accepte, il peut ensuite dénoncer ce mode de paiement pour vous payer par chèque. Vous ne pourrez alors pas vous y opposer !

Le premier loyer est payé lors de la signature du bail, avec le dépôt de garantie. Il est proratisé en fonction du nombre de jours du premier mois de location. Les loyers suivants sont payables à terme à échoir, c’est-à-dire d’avance pour le mois en cours, à la date prévue au bail (entre le 1 et le 5 du mois, en général). Ils donnent lieu à l’envoi, à vos frais, d’un avis d’échéance, puis d’une quittance après encaissement, si le locataire vous le demande.

Pensez à la clause d'indexation du loyer !

Si votre contrat de location comporte une telle clause, vous pourrez le réviser chaque année, à sa date anniversaire. Vous devrez alors tenir compte de l’évolution, sur un an, de l’indice de référence des loyers, publié chaque trimestre par l’Insee. Pour en savoir plus, consultez notre espace sur l’Indice de référence des loyers.

Le recouvrement des impayés

Face à un impayé de loyer, une réaction rapide sera nécessaire pour tenter de régulariser la situation et éviter qu’elle ne dégénère. Selon le cas, vous devrez adresser une relance simple ou une réclamation en recommandé, faire appel à un huissier de justice ou mettre en jeu la clause résolutoire prévue dans le bail.

Au bout du compte, si le locataire ne règle toujours pas ses dettes, vous devrez vous résoudre à entamer une procédure d’expulsion.

La régularisation des provisions pour charges

Si le logement loué est situé dans un immeuble en copropriété, votre locataire doit vous verser des provisions pour charges chaque mois, en plus du loyer. Ces provisions permettent de vous rembourser les charges de copropriété que vous payez dans l’année pour couvrir les frais qui lui incombent : entretien des parties communes, électricité, frais de gardien… Mais attention, chaque année après l’approbation des comptes de la copropriété, vous devrez procéder à la régularisation de ces provisions pour charges. Vous comparerez alors leur montant total aux charges de copropriété récupérables sur le locataire que vous aurez réellement supportées (elles apparaitront en principe dans une colonne distincte du relevé de charges remis par le syndic de l’immeuble). Si le résultat est positif, vous devrez rembourser au locataire les provisions reçues en trop ; s’il est négatif, vous pourrez lui réclamer un supplément de provisions.

Le règlement des litiges

Si, au cours ou à la fin de la location, un litige vous oppose à votre locataire concernant les charges, les réparations locatives, les normes de décence, mais aussi l’état des lieux de sortie ou la restitution du dépôt de garantie, vous pouvez saisir la commission départementale de conciliation (coordonnées disponibles en préfecture) gratuitement par lettre recommandée avec avis de réception, plutôt que d’aller directement en justice. Cette autorité vous réunira et elle entendra vos points de vue respectifs. Puis elle rendra un avis dans un délai de deux mois pour tenter de trouver un accord entre vous et votre locataire.

La déclaration des revenus fonciers

Les loyers perçus chaque année doivent être déclarés au fisc pour être soumis à l’impôt sur le revenu et aux prélèvements sociaux. Ils sont imposables dans la catégorie des revenus fonciers. Selon le montant encaissé dans l’année et le dispositif locatif choisi, vous relevez du régime microfoncier ou du régime réel d’imposition. Le premier permet de calculer votre revenu imposable en déduisant des loyers un abattement de 30 % ; le second vous oblige à déduire de vos loyers vos charges foncières pour leur montant réel et justifié.

Dans certains cas, vous bénéficiez d’avantages fiscaux particuliers, tels que la possibilité de procéder à un amortissement du bien loué déductible, d’appliquer une déduction spécifique sur vos loyers ou d’obtenir une réduction d’impôt.

Quelle déclaration remplir?

En fonction du régime d’imposition dont vous relevez, vous devrez remplir une déclaration de revenus n° 2042, ou une déclaration de revenus fonciers n° 2044 ou n° 2044 S. Si vous optez pour un dispositif fiscal type Pinel, vous devez aussi remplir un formulaire d’option n° 2044 EB à renvoyer au fisc. Enfin, à chaque changement de locataire, vous devrez en informer votre service des impôts, sous peine d'être tenu responsable du paiement de la taxe d'habitation afférente au logement loué.

La fin de la location

En cours de bail, seul le locataire peut mettre fin à la location. Il lui suffit pour cela d'envoyer un congé au bailleur en recommandé avec demande d’accusé de réception ou par acte d’huissier, et de respecter un préavis de un ou de trois mois, selon le cas.

De votre côté, en revanche, vous ne pouvez pas reprendre votre logement avant l'expiration du bail, sauf si l’occupant ne remplit pas ses obligations. Vous ne pouvez donner congé au locataire (ou à chacun d’eux, en cas de colocation) qu’à la fin du bail. De plus, votre congé ne sera valable que s’il est envoyé en recommandé ou par huissier au moins six mois avant le terme du bail en cours. Surtout, votre congé devra être motivé par l’une des trois causes suivantes :

  • votre souhait d’occuper le logement loué ou de le faire habiter par votre famille;
  • la mise en vente du logement;
  • le non-respect en cours de bail par le locataire de l'une de ses obligations (retards répétés de paiement des loyers, défaut d'entretien du logement, troubles de voisinage…).

En outre, en cas de congé pour reprise ou pour vente, si le bien a été acquis occupé, vous devez désormais attendre un délai minimum pour agir.