Les charges locatives, ou charges récupérables (voir ci-contre), correspondent à certaines catégories de dépenses prises en charge par le bailleur, mais qui peuvent être récupérées auprès du locataire : services liés au logement loué, dépenses d'entretien courant et menues réparations des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères...

Des paiements sur facture ou par provision

Le bailleur peut réclamer au locataire le remboursement des charges locatives dont il a fait l'avance de deux manières :

- de manière ponctuelle en apportant les justificatifs des dépenses engagées. C'est généralement le cas lorsque la location porte sur une maison individuelle ;

- de manière régulière par versement périodique de provisions pour charges, tous les mois ou tous les trimestres. C'est le cas lorsque la location porte sur un appartement situé dans un immeuble en copropriété.

Des provisions régularisables tous les ans

Si les charges sont payées par provision, une régularisation doit être effectuée chaque année en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le bailleur pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit reverser le trop-perçu au locataire ou l'imputer sur ses provisions à venir. Dans le cas contraire, il peut exiger un complément de paiement au locataire.

Pour lui permettre de vérifier la réalité des charges réclamées, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, etc., voir ci-contre), leur mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans une copropriété, ainsi qu'une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectives. A compter du 1er septembre 2015, il devra transmettre le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier, si le locataire le demande.

Par ailleurs, pendant un délai de 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fournitures).

Attention, si la régularisation des charges n'a pas été effectuée par le bailleur dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois des sommes qu'il doit encore.

Forfait de charges en cas de colocation

En cas de location d'un même logement par plusieurs locataires, le bailleur peut établir un contrat de location unique. On est alors en présence d'une colocation.

Lors de la conclusion du contrat, bailleur et locataires peuvent convenir que les charges locatives seront récupérables sous la forme d'un forfait, et non en fonction des dépenses réellement engagées comme décrit précédemment. Ce forfait est alors payé par douzième, chaque mois, en même temps que le loyer.

Le montant du forfait doit être fixé dès la conclusion du contrat. Il ne doit pas être disproportionné par rapport aux provisions pour charges qui pourraient être demandées.

Ce forfait étant définitif, il ne peut donner lieu à aucune régularisation annuelle. Le bail peut cependant prévoir qu'il sera révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de l'évolution de l'indice de référence des loyers.