Certaines dépenses payées par le propriétaire d'un logement loué sont récupérables auprès du locataire. Normalement, celui-ci verse des provisions pour charges pour y faire face, en plus de son loyer. En cas de colocation, bailleur et colocataires peuvent toutefois convenir d'un forfait de charges.
La fixation du loyer de départ
Les charges locatives, ou charges récupérables (voir ci-contre), correspondent à certaines catégories de dépenses prises en charge par le bailleur, mais qui peuvent être récupérées auprès du locataire : services liés au logement loué, dépenses d'entretien courant et menues réparations des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères...
Le bailleur peut réclamer au locataire le remboursement des charges locatives dont il a fait l'avance de deux manières :
- de manière ponctuelle en apportant les justificatifs des dépenses engagées. C'est généralement le cas lorsque la location porte sur une maison individuelle ;
- de manière régulière par versement périodique de provisions pour charges, tous les mois ou tous les trimestres. C'est le cas lorsque la location porte sur un appartement situé dans un immeuble en copropriété.
Si les charges sont payées par provision, une régularisation doit être effectuée chaque année en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le bailleur pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit reverser le trop-perçu au locataire ou l'imputer sur ses provisions à venir. Dans le cas contraire, il peut exiger un complément de paiement au locataire.
Pour lui permettre de vérifier la réalité des charges réclamées, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, etc., voir ci-contre), leur mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans une copropriété, ainsi qu'une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectives. A compter du 1er septembre 2015, il devra transmettre le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier, si le locataire le demande.
Par ailleurs, pendant un délai de 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fournitures).
Attention, si la régularisation des charges n'a pas été effectuée par le bailleur dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois des sommes qu'il doit encore.
En cas de location d'un même logement par plusieurs locataires, le bailleur peut établir un contrat de location unique. On est alors en présence d'une colocation.
Lors de la conclusion du contrat, bailleur et locataires peuvent convenir que les charges locatives seront récupérables sous la forme d'un forfait, et non en fonction des dépenses réellement engagées comme décrit précédemment. Ce forfait est alors payé par douzième, chaque mois, en même temps que le loyer.
Le montant du forfait doit être fixé dès la conclusion du contrat. Il ne doit pas être disproportionné par rapport aux provisions pour charges qui pourraient être demandées.
Ce forfait étant définitif, il ne peut donner lieu à aucune régularisation annuelle. Le bail peut cependant prévoir qu'il sera révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de l'évolution de l'indice de référence des loyers.
Elles sont énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui distingue 8 postes.
I - Ascenseurs et monte-charge : dépenses d'électricité, d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations.
II - Eau / chauffage : dépenses d'eau froide, d'eau chaude et de chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes.
III - Installations individuelles : dépenses de chauffage, de production d'eau chaude et de distribution d'eau dans les parties privatives.
IV - Parties communes intérieures : dépenses relatives à l'électricité, aux fournitures consommables, à l'exploitation et à l'entretien courant, aux menues réparations, aux frais de personnel.
V - Espaces extérieurs : dépenses relatives à l'électricité, l'essence et huile, aux fournitures consommables, à l'exploitation et à l'entretien courant, aux opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage, à la peinture et aux menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.
VI - Hygiène : dépenses de fournitures consommables, d'exploitation et d'entretien courant, d'élimination des rejets (frais de personnel).
VII - Equipements divers : dépenses de fourniture d'énergie nécessaire à la ventilation mécanique, de ramonage des conduits de ventilation, d'entretien de la ventilation mécanique, des dispositifs d'ouverture et des interphones, de visites périodiques (à l'exception des contrôles réglementaires de sécurité), d'abonnement des postes de téléphone.
VIII - Impositions et redevances : droit de bail, taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage.