Lorsque votre locataire a payé son loyer et ses provisions pour charges, il est en droit de vous réclamer une quittance de loyer pour preuve de son règlement. Ce document peut notamment lui être utile dans le cadre d'une demande d'allocations logement.

Vous devez impérativement répondre favorablement à une telle demande, sous peine de vous mettre à la faute. Le document à envoyer doit comporter un certain nombre d'informations, permettant d'identifier le bien loué et la personne du locataire, ou la période correspondant au paiement effectué et le montant total des sommes versées (en distinguant le loyer et les charges).

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Le locataire n'a rien à payer

Bien que plusieurs lois anciennes imposent de remettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande, beaucoup de propriétaires avaient pris l'habitude de demander à être remboursés des frais supportés en cas d'envoi par courrier. Et, en cas de refus, ils exigeaient que l'occupant se déplace pour récupérer le document. Toute clause du bail qui fait supporter au locataire des frais d'expédition de la quittance est d'ailleurs réputée non écrite.

Depuis la loi Boutin sur le logement votée en 2009, les choses sont claires : le bailleur est tenu de transmettre gratuitement les quittances au locataire qui en fait la demande (article 54 de la loi).  Et le terme « transmettre » vise tout mode d’envoi, y compris par la Poste.

La loi Alur de mars 2014 va plus loin. Elle précise que le bailleur ne peut pas non plus facturer des frais liés à la gestion de la quittance. Autrement dit, l'établissement de la quittance elle-même ne peut pas donner lieu à facturation, pas plus que son envoi. Il en va ainsi même si le bailleur passe par une agence de location qui, elle, lui facture des frais d'édition de quittance. Ces frais ne sont pas récupérables sur le locataire.

L'envoi par mail devient valable

Désormais, la quittance peut être envoyée par voie dématérialisée avec l'accord express du locataire. Autrement dit, elle peut être envoyée par e-mail. Vous devez préalablement obtenir son accord écrit. A défaut, mieux vaut continuer de l'envoyer par courrier ou de la remettre en main propre contre méargement pour éviter tout conflit ultérieur.

Sachez enfin que certains organismes qui exigent la fourniture de quittances de la part de ceux qui réclament des aides ne considèrent pas les quittance envoyées par mail comme valables lorsqu'elles ne sont pas signées électroniquement !