Lorsque le locataire donne congé au bailleur, un état des lieux de sortie doit être établi à la fin du délai de préavis. La comparaison de ce document avec l’état des lieux d'entrée permet de déterminer les dégradations qui sont imputables au locataire.
En général, l'état des lieux, à l'entrée comme à la sortie, est établi en présence du propriétaire et du locataire de manière contradictoire. Il est rédigé en autant d'exemplaires que de parties au contrat, daté et signé par chacune d'elles. Depuis juin 2016, il doit contenir certaines informations obligatoires prévues par décret et peut être assortie d'une grille de vétusté.
L'état des lieux de sortie doit être dressé lors de la remise des clés, le jour où le locataire quitte les lieux (le dernier jour de son préavis). Il doit être réalisé dans un logement vidé et nettoyé, de préférence de jour.
Il est recommandé de dresser l'état des lieux de sortie sur le même document que l'état des lieux d'entrée pour faciliter leur comparaison. Cela permet notamment au bailleur de se remémorer les dégradations constatées au début de la location, et de constater plus facilement celles apparues pendant la durée de la location. L'état du logement doit être décrit avec soin. Attention aux termes imprécis du type "état moyen". Chaque défaut doit être signalé, et il faut en préciser la nature. Les termes employés doivent être les mêmes que ceux utilisés sur l'état des lieux d'entrée, là encore pour faciliter les comparaisons.
L'état des lieux effectué après le départ du locataire n'a aucune valeur car il ne permet pas de lui attribuer les dégradations constatées : le locataire peut opposer au bailleur qu'elles ont été commises après son départ.
Lorsque l'une des parties, propriétaire ou locataire, s'oppose à l'établissement contradictoire ou à la signature de l'état des lieux de sortie, l'autre peut faire appel à un huissier de justice. L'huissier doit alors convoquer les parties au moins 7 jours à l'avance, par lettre recommandée. Ces dernières ont évidemment intérêt à être présentes le jour dit, pour faire valoir leurs remarques. L'huissier procède lui-même à la description du logement, son rôle étant de donner une photographie exacte de son état et des équipements inscrits au bail.
L'une des parties peut aussi décider seule, en dehors de tout désaccord, de faire appel à un huissier. Les parties peuvent aussi décider de recourir à un huissier d'un commun accord.
Les parties peuvent aussi se faire représenter par un tiers pour établir l'état des lieux. C'est généralement le cas, côté bailleur, lorsqu'il confie la gestion de la location à un professionnel. Dans ce cas, c'est l'agent immobilier qui dresse l'état des lieux avec le locataire. Le locataire peut aussi être représenté par la personne de son choix, s'il est indisponible le jour de la remise des clés (il a déjà déménagé dans une autre ville). Il doit alors en informer préalablement le bailleur. Et choisir une personne de confiance, capable de faire valoir ces droits.
Le locataire doit restituer le même nombre de jeux de clés que celui reçu au départ (ce nombre doit être indiqué sur l'état des lieux d'entrée).
Lorsque l'état des lieux est établi contradictoirement entre propriétaire et locataire, aucun frais ne peut être réclamé à ce dernier. Il en va ainsi même si le bailleur le fait établir par un mandataire (un agent immobilier à qui il a confié la gestion de la location, par exemple).
Lorsque l'état des lieux est établi par huissier en raison d'un désaccord des parties, les frais d'huissier sont partagés par moitié.
Un décret du 26 février 2016 fixe les tarifs de base de l'huissier appelé à réaliser un état des lieux. Applicables depuis mai 2016, ils seront révisés en mars 2018. Il s’élèvent à : 110, 47 € pour les locaux de moins de 50 m² ; 128,70 € pour les locaux compris entre 50 m² et 150 m² ; 193,05 € pour les locaux de plus de 150 m². Attention, ces tarifs n'intègrent pas les frais de déplacement et de lettres recommandées (l’envoi des lettres de convocation des parties à l’état des lieux est fixé à 15,02 €).
Lorsque l'état des lieux est établi par huissier à la demande d'une des parties, propriétaire ou locataire, en dehors de tout désaccord, elle seule doit en assumer les frais. Dans ce cas, la rémunération de l'huissier n'est pas tarifée comme dans le cas visés ci-contre. Les honoraires de l'huissier sont libres : ils varient de 100 à 300 € de l'heure, selon la région et la difficulté de l'acte (notamment la taille du logement).
Lorsque l'état des lieux est établi par huissier d'un commun accord entre propriétaire et locataire, enfin, les frais correspondants doivent être partagés entre eux, comme en cas de désaccord. Mais ce sont alors les honoraires libres qui s'appliquent, pas le tarif réglementé.
Une clause du bail imposant au locataire le paiement de frais d'état des lieux est automatiquement nulle, en dehors du concours d'un huissier de justice !