La visite doit être l’occasion de présenter le logement dans le détail, ainsi que son environnement. Vous pouvez exiger des candidats qu’ils s’y présentent munis d’un dossier contenant certaines pièces afin de vérifier d’emblée leur solvabilité...
Si le logement est vide, vous pouvez organiser les visites comme vous l’entendez. En revanche, s’il est occupé par un locataire qui vous a donné congé, vous devez respecter certaines contraintes car ce dernier est encore chez lui.
Au-delà d'un logement, c'est un cadre de vie que votre futur locataire et sa famille vont choisir. Pour lui permettre de se projeter dans ce nouvel environnement, il est souhaitable d’attirer son attention sur les principaux atouts du bien et du quartier dans lequel il se trouve, mais aussi sur ses points faibles. Vous éviterez ainsi qu’il vous donne congé peu de temps après la signature du bail, en raison d’une nuisance ou d’un isolement qu’il a mal apprécié au départ.
Il est essentiel de valoriser tous les points positifs qui permettent de distinguer votre bien : répartition et nombre de pièces, fonctionnalité, présence de rangements et de placards, niveau de luminosité, exposition, présence d’une place de stationnement... Vous devez aussi détailler l’état du logement, de l’installation électrique et de la plomberie et indiquer les travaux récents réalisés, en particulier ceux qui améliorent le confort ou permettent de réaliser des économies d’énergie.
L’environnement est aussi très important pour le futur occupant. La réputation du quartier, le cadre de vie ou l’ambiance sont des éléments pris en compte pour faire son choix. Tout comme les services de proximité : transports en commun, écoles, crèches, collèges, commerces, lieux de loisirs...
Pour gagner du temps, vous pouvez demander aux personnes désireuses de visiter votre bien de se présenter munies d’un dossier de candidature à vous remettre. Ce dossier vous permettra de faire un premier tri entre les locataires solvables et ceux qui ne le sont pas.
Il devra comporter, en original et copies, un certain nombre de justificatifs relatifs à leur état civil, leur situation professionnelle et leur situation financière : pièce d’identité, livret de famille, contrat de travail, derniers bulletins de salaire ou dernier avis d’imposition, relevé d’identité bancaire. Si le candidat est déjà locataire, vous pouvez exiger qu’il vous remette une copie de son bail et de ses dernières quittances de loyer ; s’il est propriétaire, une copie de son avis d'imposition à la taxe foncière.. Bien entendu, si un candidat qui a retenu votre attention ne vous présente pas toutes ces pièces au moment de la visite, il pourra compléter son dossier de candidature ultérieurement, en vous faisant parvenir les documents manquants avant la date prévue pour la signature du bail.
Pour faire visiter, deux solutions sont envisageables : recevoir chaque candidat un par un ou fixer des heures de visite collective. La première méthode, plus conviviale, est recommandée pour les grands appartements et les maisons ou en cas de location à une administration ou une entreprise qui met le bien à disposition de son personnel. La deuxième méthode, qui consiste à recevoir les candidats en rafale, permet de gagner du temps. Elle est plus adaptée à la mise en location d’un logement de petite taille.
Quelle que soit l’option choisie, ne vous précipitez pas : il vaut mieux recevoir tous les postulants qui se sont manifestés plutôt que de conclure avec la première personne qui vous parait fiable et solvable.
Si vous cherchez à remplacer un locataire qui vous a donné congé, vous pouvez faire visiter le logement avant qu’il déménage (il vous doit un préavis de 3 mois ou de 1 mois selon la cause de son départ). Le locataire en place est en effet tenu de laisser visiter le logement en vue d’une nouvelle location.
Toutefois, la loi ne donnant aucune autre précision sur ce point, vous devez vous mettre d’accord avec lui pour fixer à l'amiable les heures de visite, en établissant éventuellement un planning. Si une clause du bail qui vous lie au locataire sortant prévoit cette éventualité, vous pouvez en faire application. Mais attention, toute clause qui vous accorde un droit de visite de plus de deux heures par jour et/ou les jours fériés et le dimanche est illégale.
Attention, vous ne pouvez en aucun cas pénétrer dans les lieux en l’absence du locataire en titre, sauf avec son accord. Mieux vaut néanmoins qu’il soit présent durant les visites pour éviter tout problème lié à des dégradations ou à un vol commis durant celles-ci.
Depuis le 8 novembre 2015, un décret fixe la liste exhaustive des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location d'un logement et à sa caution.
Cette liste remplace l'ancien article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs qui interdisait de réclamer certains documents (carte d'assuré social, copie du relevé de compte bancaire ou postal, autorisation de prélèvement automatique...).
Le bailleur peut exiger la remise d'une copie d'une pièce justificative d'identité comportant la photographie et la signature de son titulaire (il peut aussi demander que lui soit présenté l'original).
Il peut exiger un justificatif de domicile, et un seul, parmi les suivants : 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ; attestation d'élection de domicile ; attestation sur l'honneur de l'hébergeant ; dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Le bailleur peut aussi exiger un ou plusieurs documents attestant les activités professionnellesdu candidat locataire et de son garant : contrat de travail ou de stage, attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai, carte professionnelle...
Enfin il peut exiger un justificatif de ressources. Par exemple le dernier ou l'avant dernier avis d'imposition (ou de non imposition), les trois derniers bulletins de salaires, ou un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois, établi par l'organisme payeur.