Le mandat de gestion locative doit nécessairement être établi par écrit. Ce document a notamment pour objectif de fixer l’étendue des pouvoirs que vous confiez à l’administrateur de vos biens loués. Il doit aussi indiquer la durée pendant laquelle le professionnel est mandaté pour vous représenter, un mandat de gestion locative devant nécessairement être conclu pour une durée déterminée.

Le mandat doit être écrit et établi en deux exemplaires

Conformément aux articles 1984 et suivants du code civil et à la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2.1.70), le mandat de gestion locative doit obligatoirement être établi par écrit et en deux exemplaires. Il doit être numéroté et inscrit sur le registre des mandats du professionnel. Ce document doit aussi mentionner le nom, la raison sociale, le numéro et le lieu de délivrance de la carte professionnelle du gestionnaire ainsi que sa caisse de garantie financière.

Ces règles sont impératives, dans un souci de protection du bailleur. Il n’est pas possible d’y déroger, ce qui signifie que le professionnel ne peut rien entreprendre tant que le mandat n’a pas été établi et signé par les deux parties. Un contrat établi sur papier libre, sans indication des mentions listées ci-dessus, n’est pas valable. Les juges sont très stricts sur ce point ; ils sanctionnent la moindre irrégularité par la nullité du mandat !

Le mandat doit définir les tâches du professionnel

C’est à vous de déterminer les missions que vous voulez confier au professionnel. Il n'existe pas de mandat type de gestion locative, ni de liste exhaustive des tâches relevant de cette gestion. C’est à vous d'en fixer les contours et de veiller à ce qu'ils soient détaillés dans le mandat !

Habituellement, la gestion courante consiste à rechercher un locataire solvable, à conclure et renouveler les baux, à encaisser les loyers, délivrer les congés et gérer les éventuels impayés (la majorité des professionnels proposent aujourd’hui d’adhérer à une assurance contre les risques locatifs, en sus de la gestion ; voir plus loin), à procéder à la régularisation des charges et à la révision du loyer, à faire effectuer les travaux d'entretien et les travaux urgents, à assurer le logement et à traiter avec les assurances en cas de sinistre, à payer les charges de copropriété, impôts et taxes. Les modèles types de mandat comportent tous une liste des missions courantes dans leurs conditions générales. N'hésitez pas à en ajouter si cette liste ne correspond pas à vos besoins. Soyez précis : par exemple, pour l’entretien du logement, indiquez le montant des travaux au-dessus duquel le mandataire devra vous soumettre les devis ; pour le choix du locataire, précisez si vous souhaitez obtenir la fourniture d’une caution solidaire pour garantir le paiement des loyers ; etc.

Vous disposez d'une grande liberté !

Si vous souhaitez conserver pour vous la gestion de la location, vous pouvez limiter la mission du professionnel à la seule recherche d’un locataire. Dans ce cas,  faites préciser s'il s'agit juste de vous présenter un locataire ou de monter intégralement le dossier jusqu’à l’entrée dans les lieux : vérification de sa solvabilité et de ses garanties, établissement du bail et de l'état des lieux, remise des clés...

A l’inverse, si vous souhaitez vous décharger complètement des tâches liées à la gestion de vos biens loués, vous pouvez demander au mandataire de vous représenter aux assemblées générales de copropriété, de régler les éventuels conflits de voisinage, voire d’assumer certaines prestations particulières : surveillance d'un chantier, demande de subventions pour travaux, établissement de votre déclaration des revenus fonciers…

La durée du mandat doit être limitée

La loi interdit les mandats de gestion à durée indéterminée. Dans la plupart des cas, le gérant vous propose un contrat d’un an, renouvelable par tacite reconduction. Le nombre de renouvellement doit alors être limité, à 5 par exemple. Les tribunaux considèrent en effet qu’un mandat conclut pour une durée déterminée qui prévoit un renouvellement par tacite reconduction sans limite de durée est nul !

Vous pourrez dénoncer le mandat à chaque échéance annuelle, si vous souhaitez changer de gestionnaire. Vous devrez alors respecter le délai de préavis prévu contractuellement (3 mois en général) et adresser votre dénonciation par lettre recommandée avec avis de réception. Dans ce cas, vous n’oublierez pas d’en informer votre locataire, également en recommandé, afin qu’il ne continue pas à payer son loyer entre les mains du mandataire révoqué. Sachez que si votre mandataire ne vous informe pas que vous n’êtes pas obligé de reconduire le contrat en cours à sa date d’échéance, vous pourrez y mettre gratuitement un terme à tout moment à compter de la date de sa reconduction.

Mettre fin au mandat de manière anticipée peut vous coûter de l'argent !

Si le mandat vous permet d’en sortir de manière anticipée, avant l’échéance, vous pouvez faire jouer cette possibilité. Mais le gestionnaire exigera le plus souvent le versement d’une pénalité (2 mois de loyer par exemple), sauf si la rupture du contrat intervient pour motifs légitimes, le mandataire n’exécutant pas sa mission correctement (voir plus loin).

Retenez encore que vous pouvez prévoir une clause précisant qu'en cas de décès, le mandat se poursuivra avec vos héritiers. Retenez aussi que certains mandats comportent une « clause de substitution » qui précise que le mandat se poursuivra avec le successeur de votre mandataire, si celui-ci vend son fonds ou disparaît. Le successeur devra toutefois obtenir votre accord pour la poursuite du mandat et vous pourrez le résilier à bref délai suivant le changement.